部分自动化的陷阱

许多中小型企业仍然依赖重复、耗时的手动任务来准备和发送关键的交易文件，如发票、报表等。但大多数客户沟通并不是一刀切。每个客户通信都有一组在准备文档时需要应用的业务规则。这可能是拉异常，包括特殊插入或有针对性的消息传递，或按特定客户对文档进行分组。业务规则越复杂，人为错误的可能性就越大。

邮件生产包括两个阶段：准备和处理。一些 SMB 已经开始通过投资文件夹插入器来自动化处理阶段。虽然添加文件夹插入器会减少处理时间似乎是合乎逻辑的，但部分自动化（手动准备和自动处理）不仅会带来最高的错误率，而且会带来最大的高影响错误风险。

提升错误率
以上是我们最近的白皮书《自动化如何影响文档工作流程：一项试点研究》中的一个重要发现。在这项研究中，我们的研究合作伙伴 AIM Consulting 探索了当今许多 SMB 使用的三种不同的邮件生产方案，以评估其对员工敬业度和业务成果的影响。场景范围从完全手动到全自动。令人惊讶的是，虽然部分自动化场景与纯手动场景相比，完成时间缩短了 34%，但错误率几乎增加了两倍。这是由于手动和自动化任务的结合而发生的。文件准备阶段（参与者将发票分类成不同的堆）是手动的，因此容易出现人为错误。任务的手动组件与自动化组件的强大功能相结合，将一个简单的人为错误变成了多个错误 – 或复合错误。在此博客中详细了解复合错误的影响。

高影响错误的可能性更大
并非所有错误都是一样的。错误的范围从可能导致客户轻微不满的低影响到可能违反合规要求的高影响，例如机密信息落入错误的客户手中。试点研究的一个重要发现是，部分自动化的过程最有可能发生高影响错误。

错误缓解变得更加复杂
该研究的大多数参与者并没有尝试在部分自动化的情况下识别他们的错误，这导致研究人员认为这项任务可能被认为过于繁重。由于通过部分自动化产生的错误的复杂性，错误补救工作将侵蚀任何节省时间的收益。

选择完全自动化的场景
避免部分自动化潜在陷阱的最佳方法是在文档工作流程中实现完全自动化的场景。通过这种方式，您的文件夹插入器通过自动化软件得到了增强，该软件提供了人工处理无法提供的安全网。通过使用智能条形码技术，文件夹插入器在文档上放置最佳标记，以确保正确的文档始终放入正确的信封中。试点研究证明，与手动或部分自动化相比，全自动化方案具有最佳结果，误差影响可忽略不计。

完全自动化将帮助您最大限度地提高员工和运营效率，并以最小的影响提供最少的错误。额外的好处是消除手动任务，让您有机会将熟练的员工重新分配到更高价值的收入驱动活动中，这反过来将创造一个更加敬业和积极的员工队伍。

要了解有关如何为您的业务创建最佳案例方案的更多信息，请联系我们。